Optinova CRM

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Politique de confidentialité

Optinova CRM — Dernière mise à jour : 24 septembre 2026

Optinova Solutions (« Optinova », « nous ») exploite Optinova CRM, une plateforme professionnelle de gestion destinée aux entreprises ainsi qu’aux travailleurs autonomes. Cette politique décrit de manière transparente quels renseignements personnels nous collectons, pour quelles finalités, comment nous les protégeons et quels sont vos droits en vertu de la Loi 25 et des lois applicables.

Cette politique s’applique aux utilisateurs du CRM (propriétaires d’entreprise, employés et collaborateurs disposant d’un compte) ainsi qu’aux renseignements sur les clients que ces utilisateurs saisissent dans la plateforme.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

2. Rôles et responsabilités

Selon la nature du renseignement, Optinova agit à deux titres distincts :

• Responsable du traitement pour les renseignements de ton propre compte (courriel, nom, mot de passe, préférences). Nous déterminons les finalités et les moyens de traitement de ces données.
• Prestataire de services (sous-traitant) pour les renseignements que tu saisis sur tes propres clients (nom, coordonnées, historique de facturation, etc.). Ces données t’appartiennent et nous les traitons uniquement pour te fournir le service. Tu demeures responsable, envers tes clients, du respect de leurs droits et de l’obtention de leur consentement.

3. Renseignements que nous collectons

3.1 À propos de toi (utilisateur du CRM)

• Nom, prénom et adresse courriel professionnelle
• Mot de passe (chiffré — nous n’y avons jamais accès en clair)
• Rôle dans ta compagnie (propriétaire, employé, administrateur, etc.)
• Préférences d’utilisation (ex. rester connecté sur un appareil, langue d’affichage, paramètres de notifications)

3.2 À propos de tes clients (données que tu saisis)

• Coordonnées (nom, téléphone, courriel, adresse)
• Historique de soumissions, factures, paiements et rendez-vous
• Informations liées aux projets, contrats, interventions et services rendus
• Toute autre information que tu choisis d’ajouter (notes internes, suivis, préférences du client, etc.)

3.3 Données techniques et de journalisation

• Informations de connexion (date et heure, adresse IP, type de navigateur, appareil utilisé)
• Journalisation des actions importantes (création, modification et suppression de clients, soumissions, factures, projets, etc.)
• Logs techniques nécessaires au bon fonctionnement, à la sécurité et au diagnostic de la plateforme

4. Finalités de la collecte et de l’utilisation

Nous utilisons les renseignements personnels pour les finalités suivantes :

• Créer, gérer et sécuriser ton compte et ceux de ton équipe
• Faire fonctionner les fonctionnalités du CRM (clients, soumissions, factures, inventaire, agenda, projets, etc.)
• Personnaliser ton expérience d’utilisation (préférences, affichage, langue)
• Communiquer avec toi au sujet de ton compte, du service, des mises à jour et des avis importants
• Assurer la sécurité de la plateforme et prévenir les accès non autorisés ou abusifs
• Effectuer des analyses internes (statistiques d’utilisation, performance) de manière agrégée et non destinée à du profilage individuel
• Respecter nos obligations légales, réglementaires et contractuelles

Nous ne vendons ni ne louons tes renseignements ou ceux de tes clients à des tiers, et nous ne nous en servons pas à des fins publicitaires.

5. Fournisseurs et hébergement des données

Pour exploiter Optinova CRM, nous faisons appel aux fournisseurs suivants. Chacun reçoit uniquement les renseignements nécessaires au service qu’il fournit.

Nous ne conservons jamais les numéros de carte de crédit : les paiements sont traités directement par Stripe.

Nous sélectionnons nos fournisseurs en fonction de leurs pratiques de sécurité, de leurs certifications et de leur capacité à respecter les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

6. Transferts hors Québec et hors Canada

Les données principales du CRM sont hébergées au Canada. Certains fournisseurs indiqués à la section 5 (Stripe, Resend, Anthropic, Sentry, Cloudflare et Google) traitent des renseignements aux États-Unis.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, qui tient compte notamment de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation, des mesures de protection offertes par le fournisseur et du cadre juridique applicable. Nous ne communiquons ces renseignements que si cette évaluation démontre qu’ils bénéficieront d’une protection adéquate, et nous encadrons ces communications par des engagements contractuels conformes aux exigences de la Loi 25.

7. Durée de conservation des données

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que ton compte est actif et que cela est nécessaire pour te fournir le service.

• Compte actif : les données sont conservées pour permettre l’utilisation continue du CRM.
• Résiliation de l’abonnement : si tu résilies ton abonnement, ton accès au CRM prend fin. Pour récupérer tes données, tu dois nous contacter à admin@optinovasolutions.com dans les 15 jours suivant la résiliation; nous te les transférerons dans un format structuré et couramment utilisé (par exemple CSV). Passé ce délai, elles sont supprimées de façon permanente, sauf obligation légale de conservation plus longue.
• Journalisation et logs techniques : certaines données techniques peuvent être conservées pour une durée limitée à des fins de sécurité, de conformité et de diagnostic.

8. Sécurité des renseignements

Nous utilisons des mesures de sécurité raisonnables et proportionnées pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée. Ces mesures incluent notamment :

• Chiffrement des mots de passe et des communications (HTTPS/TLS)
• Isolation logique des données entre chaque compagnie utilisatrice de la plateforme
• Gestion des accès internes basée sur les rôles (accès limité aux personnes qui en ont besoin)
• Journalisation des actions sensibles et surveillance des anomalies
• Sauvegardes régulières et sécurisées des données
• Procédures internes de gestion des incidents de sécurité

Aucun système n’est parfaitement sécuritaire. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous t’aviserons et aviserons la Commission d’accès à l’information, conformément à nos obligations légales.

9. Incidents de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité, nous appliquons une procédure interne comprenant :

• L’identification et la maîtrise de l’incident
• L’analyse du risque de préjudice pour les personnes concernées
• La documentation de l’incident et des mesures prises
• La mise en œuvre de mesures correctives pour éviter la répétition
• L’avis aux personnes concernées et, lorsque requis, à la Commission d’accès à l’information du Québec

10. Témoins (cookies) et stockage local

10.1 Dans le CRM (crm.optinovasolutions.com)

Le CRM utilise principalement le stockage local de ton navigateur et certains témoins techniques pour :

• Te garder connecté (si tu actives cette option)
• Retenir certaines préférences d’affichage et de langue
• Assurer la sécurité des sessions et la stabilité de la plateforme
• Vérifier que la connexion et l’inscription sont effectuées par une personne et non par un robot (Cloudflare Turnstile)

Le CRM n’utilise pas de témoins de suivi publicitaire ni de cookies de profilage marketing.

10.2 Sur le site vitrine (optinovasolutions.com)

Notre site vitrine utilise Google Analytics afin de mesurer la fréquentation (nombre de visites, pages consultées, provenance du trafic) et de comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site, dans le but d’améliorer son contenu et son ergonomie. Google Analytics dépose des témoins qui permettent de distinguer les visiteurs d’une visite à l’autre.

Ces données sont utilisées à des fins statistiques et ne servent pas à créer de profil publicitaire individuel ni à faire du reciblage publicitaire. Elles peuvent être transmises à Google, qui agit comme fournisseur de services d’analyse; le traitement de ces données par Google est régi par sa propre politique de confidentialité.

Ces témoins sont désactivés par défaut. Lors de ta première visite, un bandeau te demande si tu acceptes ou refuses leur utilisation; Google Analytics n’est activé que si tu l’acceptes. Ton choix est conservé dans ton navigateur pendant 12 mois, après quoi il te sera demandé de nouveau. Refuser ces témoins n’affecte pas le fonctionnement du site vitrine ni du CRM.

Tu peux modifier ton choix ou retirer ton consentement en tout temps :

Modifier mes préférences de témoins

De façon générale, tu peux gérer les témoins et le stockage local directement dans les paramètres de ton navigateur. Toutefois, la désactivation de certains éléments peut affecter le fonctionnement du CRM.

11. Intelligence artificielle et prise de décision automatisée

Optinova CRM offre des fonctions d’intelligence artificielle qui t’aident à préparer des soumissions, des commandes et des factures. Lorsque tu utilises ces fonctions, les renseignements nécessaires à la tâche demandée (par exemple la description des travaux, les articles de ta liste de matériel et, au besoin, les coordonnées du client concerné) sont transmis à Anthropic, qui fournit le modèle d’intelligence artificielle, afin de générer une proposition.

• L’intelligence artificielle propose un document; c’est toujours toi qui le vérifies, le modifies et décides de l’enregistrer ou de l’envoyer.
• Aucune décision ayant des effets significatifs sur une personne n’est prise de façon automatisée, et aucune donnée n’est utilisée à des fins de profilage.
• Anthropic s’engage, dans ses conditions commerciales, à ne pas utiliser les données transmises par son API pour entraîner ses modèles.
• L’utilisation des fonctions d’intelligence artificielle est facultative.

12. Tes droits

En vertu de la Loi 25 et des lois applicables, tu disposes notamment des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir confirmation que nous détenons des renseignements personnels à ton sujet et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou ambigu.
• Droit de retrait du consentement : retirer ton consentement à certains traitements, sous réserve des obligations contractuelles ou légales.
• Droit à la portabilité : demander la transmission de tes données dans un format structuré. Le CRM t’offre déjà un export CSV directement dans Paramètres.
• Droit de plainte : déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec si tu estimes que tes droits ne sont pas respectés.

Pour exercer ces droits, écris-nous à admin@optinovasolutions.com.

13. Responsabilités de l’utilisateur envers ses propres clients

Lorsque tu utilises Optinova CRM pour gérer les renseignements de tes clients, tu demeures responsable :

• D’informer tes clients de l’utilisation de leurs renseignements dans le CRM
• D’obtenir, lorsque requis, leur consentement
• De répondre à leurs demandes d’accès, de rectification et de portabilité
• De respecter les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels dans ton secteur d’activité

14. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique à l’occasion. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de la page. Les changements importants te seront communiqués par courriel ou via des avis dans le CRM.

Sur demande, nous pouvons te fournir les versions antérieures de cette politique afin que tu puisses consulter l’historique des modifications.

15. Nous joindre

Pour toute question sur cette politique ou sur tes renseignements personnels, ou pour exercer tes droits :

Courriel : admin@optinovasolutions.com